Ah, die bescheidene ToDo-Liste. Mit all den High-Tech-Produktivitätsanwendungen, mobilen Geräten, Bürowerkzeugen und Tagesplanern aus echtem korinthischem Leder, für die wir unser Geld und unsere Aufmerksamkeit ausgeben können. am Ende läuft das produktivste Werkzeug, das wir verwenden können, auf eine Liste von Mist hinaus, die wir tun müssen . Schauen Sie unter die Haube einer GTD-App oder eines Produktivitätssystems, und die Engine, die sie alle antreibt, ist die Aufgabenliste - ob nach Datum, Priorität, Projekt oder nur nach dem Zeitpunkt, an dem Sie daran gedacht haben.

Wie praktisch jeder Produktivitätsguru sagt, irgendwo in der Nähe der Vorderseite jedes seiner Bücher Der Hauptgrund, warum die meisten Menschen versagen, überfordert sind oder sich mit Sorge und Stress zum Kardiologen begeben, ist, dass sie nicht genau wissen, was sie tun müssen. . Also wachen sie mitten in der Nacht auf wenn sie überhaupt schlafen können in Panik darüber, ob sie alles getan haben, was an diesem Tag nötig ist, oder sie schauen über die Unordnung um sie herum und fragen sich, wie sie es tunwerde jemals den Boden erreichen.

Wenn sie kurz vor dem Bruch stehen, greifen sie nach einem Block und einem Stift und schreiben eine Aufgabenliste auf. Sie schreiben alles auf, was ihnen einfällt, stecken es neben ihren PC oder stecken es in die Tasche.Arbeiten Sie ihre Liste durch, fühlen Sie sich vorübergehend erleichtert und kehren Sie zu ihrem normalen Zustand der Überforderung zurück, bis sie das nächste Mal ihren Bruchpunkt erreichen.

Dieser Zyklus von Ineffizienz und Ineffektivität ist verrückt und dumm - und es ist das Leben der meisten Menschen. Aus diesem Grund ist das Durchbrechen dieses Kreislaufs die erste Aufgabe in fast allen Systemen, die darauf abzielen, Menschen zu mehr Produktivität zu verhelfen, sei es in ihrer Arbeit, ihrem kreativen Leben, ihrem Familienleben oder allgemein.

Der Schlüssel zu einer effektiven Aufgabenliste ist nicht die Liste selbst, wie sie organisiert und verwaltet wird, sondern die Gewohnheit Verwenden, Hinzufügen und Überprüfen der Liste. Leute, die sporadische Listen nur dann erstellen, wenn sie fast völlig überfordert sind, schreiben ihre Listen in der Regel gut auf und arbeiten sie durch - und sie sind normalerweise während der Zeit, in der sie ihre Liste durcharbeiten, sehr produktivmit anderen Worten, sie kennen die Wert von Aufgabenlisten und noch mehr oder weniger, wie man sie erstellt, aber nicht, wie man diesen Wert in ihrem täglichen Leben verbreitet.

Wie bei jeder Gewohnheit dauert es einige Zeit, eine tägliche Aufgabenliste zu verwenden, um den Punkt zu erreichen, an dem sie automatisch erfolgt. Die erste Aufgabe besteht darin, Ihre Aufgabenliste irgendwo abzulegen. aufdringlich . Verlassen Sie sich nicht auf Willenskraft, Logik, Stolz oder Glück, um auf dem richtigen Weg zu bleiben. Liste einfügen in deinem Gesicht jeden Moment eines jeden Tages, damit Sie haben um irgendwie damit umzugehen. Zum Beispiel :

• Bewahren Sie ein Notizbuch in Ihrer Gesäßtasche auf, wo Sie es jedes Mal spüren, wenn Sie sich hinsetzen.
• Kleben Sie ein Notizbuch oder einen Stapel Karteikarten mit einem Gummiband in Ihre Brieftasche oder Ihr Taschenbuch, damit Sie es jedes Mal entfernen müssen, wenn Sie nach Geld, einer Kreditkarte, Ihrem Personalausweis, einer Visitenkarte oder was auch immer Sie sonst noch aufbewahrendeine Geldbörse.
• Verwenden Sie eine Online-Aufgabenliste wie Erinnere dich an die Milch , Tada , Toodledo oder Todoist und legen Sie es als Ihre Homepage fest.
• Betten Sie Ihre Online-Aufgabenliste in Ihren Desktop ein siehe Anweisungen für XP hier [Flash-Video]; ​​dies ist in Vista nicht möglich
• Installieren Sie einen separaten Browser mit Ihrer Aufgabenliste als Startseite und stellen Sie ihn so ein, dass er beim Starten des Computers automatisch geöffnet wird. Schließen Sie ihn niemals und verwenden Sie ihn niemals für andere Zwecke. Wenn Sie also regelmäßig Firefox verwenden, verwenden Sie IE oder Opera oderSafari für Ihre Aufgabenliste und halten Sie sie am Laufen, wann immer Sie an Ihrem Computer sitzen.
• Verwenden Sie ein Erinnerungssystem unabhängig davon, ob es in Ihren Online-Aufgabenlistendienst integriert ist oder einen Dienst wie. Sandy oder verwenden Sie einen Desktop-Timer oder stellen Sie einen Alarm auf Ihrem Smartphone ein, um Sie stündlich daran zu erinnern, Ihre Liste zu überprüfen.
• Legen Sie Ihre Papierliste mit einem Stift oder Bleistift vor sich auf Ihren Schreibtisch, während Sie arbeiten.
• Verwenden Sie ein Seitenleisten-Gadget oder Widget in Windows Vista, Google Desktop oder einer anderen Desktop-Widget-Software. Stellen Sie ein, dass es immer oben ist.

Sie müssen nicht immer daran erinnert werden, Ihre Liste zu verwenden; irgendwann wird sie zu einem gewohnheitsmäßigen Bestandteil Ihrer täglichen Routine. Aber Richten Sie Ihre Too-Liste für den ersten Monat so ein, dass Ihre Arbeit tatsächlich gestört wird und Sie gezwungen sind, darauf zu achten. . Sie verlieren möglicherweise etwas Zeit, aber der allgemeine Produktivitätsgewinn wird dies mehr als wettmachen.

Nun, da Ihre Aufgabenliste Ihre Aufmerksamkeit hat, was sollten Sie damit tun?

Kurze Antwort : aufschreiben alles Sie müssen tun . Wiederholen. Für den Rest Ihres Lebens.

Etwas längere Antwort: Fügen Sie jede noch so kleine Aufgabe zu Ihrer Liste hinzu, sobald Sie daran denken. Teilen Sie große Aufgaben in diskrete, machbare Teile auf - Fügen Sie Ihrer Aufgabenliste nicht "Regel die Welt" hinzu, sondern "Rufen Sie Bob an, um die Steuerschätzungen für das 3. Quartal zu besprechen". Wenn Sie zuvor die Telefonnummer von Bob benötigen, schreiben Sie "Suchen Sie nach Bobs Telefonnummer “und notieren Sie sie neben„ Bob anrufen… “. Wenn Sie Aufgaben erledigt haben, streichen Sie sie von Ihrer Liste. Wenn Sie an neue denken, fügen Sie sie hinzu. Machen Sie das weiter.

Vollständige Antwort: Verwenden Sie Ihre Liste als zentrales Repository für alle Aufgaben, Gedanken und Pläne, die Sie im Leben erfüllen müssen. Verwenden Sie Kategorien, um Ihre Liste zu organisieren und Sie auf dem Laufenden zu halten. Teilen Sie komplexe Aufgaben in kleine, realistische Schritte auf und planen Sie anhand Ihrer Listen die Schritte, die Sie zur Erreichung Ihrer Ziele ausführen müssen. Überprüfen Sie Ihre Liste jeden Tag einige Minuten lang, fügen Sie neue Aufgaben hinzu und entfernen Sie alte, und markieren Sie die3 oder 4 der wichtigsten Aufgaben, die Sie erledigen müssen, um Ihren Tag als gut angelegt zu betrachten. Führen Sie jede Woche oder so eine eingehendere Überprüfung durch, planen Sie neue Projekte, berücksichtigen Sie jeden Aspekt Ihres Lebens und was Sie in jedem einzelnen tun müssenum dein Leben voller, reicher und erfolgreicher zu machen.

• Verwenden Sie Ihre Liste als zentrales Repository : Verwenden Sie Ihre Liste nicht nur für die Aufgaben, an denen Sie sofort arbeiten müssen, sondern auch zum Planen, Aufzeichnen zufälliger Gedanken zur späteren Prüfung und Aufzeichnen Ihrer Ziele. Ich habe meinen Moleskine mithilfe von Post-It-Tab-Teilern in vier Abschnitte unterteilt: dieDie Vorderseite ist für unmittelbare Aufgaben vorgesehen, ein mittlerer Abschnitt auf einigen Seiten ist für Bücher und Musik gedacht, von denen ich gehört habe und die ich untersuchen möchte. Ein längerer mittlerer Abschnitt dient zum Auflisten aller Projekte, an denen ich arbeite, und zum Ausarbeiten.und der letzte ist für Notizen und Gedanken. Aber ich benutze den letzten Abschnitt immer seltener - stattdessen habe ich angefangen, Notizen mit dem Vorwort „T / A“ „Nachdenken über“ direkt in meine Aufgabenliste aufzunehmen.Ich verwende meine Liste auch, um Dinge aufzuzeichnen, auf die ich warte, sei es ein Paket, das ich bestellt habe, eine Information, die ich von jemandem angefordert habe, eine Bankeinzahlung oder was auch immer; ich verwende das Vorwort „W / F“."Warten auf" und setze das Datum, an dem ich es hinzugefügt habe, am Ende in Klammern, so :
  

  [] W / F: Antwort von Barbara zum neuen Selbstbehalt der Krankenversicherung 17.12.

  Wenn ich meine Liste überprüfe, weiß ich, wie lange ich gewartet habe. Wenn ich das Gefühl habe, dass es zu lange gedauert hat, füge ich meiner Aufgabenliste eine Folge hinzu, wie folgt :

  [] Rufen Sie Barbara an, um Informationen zu den angeforderten Informationen zum neuen Selbstbehalt der Krankenversicherung zu erhalten.

  Wenn sich eine Aufgabe auf ein bestimmtes Projekt bezieht, wie z. B. einen Artikel, an dem ich arbeite, füge ich am Ende der Aufgabe wie folgt „für [Projekt]“ hinzu :

  [] Buch von Ruth Behar für Sex and Gender Artikel nachschlagen

• Kategorien verwenden : Ich fand die Verwendung von Kategorien in einer Papierliste eine Verschwendung von Aufwand obwohl die Tags, die ich oben verwendet habe, vermutlich eine Art Kategorisierung sind. Ich habe jedoch kürzlich damit begonnen, einen Online-Aufgabenlisten-Manager und die guten zu verwendenDie Kategorisierung wird viel nahtloser. Personen, die dem GTD-System von David Allen folgen, verwenden Kontexte für ihre Listen und kategorisieren Aufgaben nach dem Ort oder Anlass, an dem sie ausgeführt werden können. So haben sie beispielsweise möglicherweise eine Kategorie „@phone“, in der alles aufgelistet ist, was sie tunSie können am Telefon arbeiten. Wenn sie also einen ruhigen Moment haben, in dem sie das Telefon benutzen können, können sie sich darauf konzentrieren, alle Anrufe gleichzeitig zu bearbeiten. Die Kontexte funktionieren für mich nicht wirklich. Stattdessen werden meine Listen nach Projekten kategorisiert.und ich blockiere die Zeit in meinem Zeitplan für jedes Projekt und arbeite die Liste für jedes Projekt durch. Ich finde, dass die Denkweise, in die ich bei der Arbeit an einer Aufgabe aus einem bestimmten Projekt gerate, mir hilft, Schwung aufzubauen, um andere, verwandte Aufgaben zu bearbeiten, selbst wennSie sind von Natur aus anders - das heißt, ich würde es vorzieheneinen Anruf über ein Projekt tätigen und dann einen Bericht für das smae-Projekt verfassen, dann einen Anruf über ein Projekt tätigen und dann einen anderen über ein anderes Projekt tätigen.
• Projekte in kleine, diskrete Aufgaben aufteilen : Wenn wir uns unsere Aufgabenliste ansehen, müssen wir klare Anweisungen sehen, was als nächstes zu tun ist. Wenn Sie zu einer Aufgabe fragen müssen, wie ich das mache, haben Sie sie nicht genug aufgeschlüsselt. Im AllgemeinenIn der Regel möchten Sie alles auf das Aktivitätsniveau reduzieren, das knapp über dem Instinkt liegt. Wenn Sie also etwas schreiben müssen, greifen Sie mehr oder weniger instinktiv nach Stift und Papier, setzen sich, nehmen die Stiftkappe ab.und nimm einen Schreibgriff an; alles darüber hinaus sollte eine separate Aufgabe sein.
• Wichtigste Aufgaben MITs : Überprüfen Sie Ihre Liste als erstes am Morgen oder als letztes in der Nacht und markieren Sie einige Dinge, die Sie unbedingt erledigen müssen, oder die ein wichtiges Projekt am kommenden Tag am meisten voranbringen. Sie können einen Textmarker verwenden, um sich zu bewegenMarkieren Sie sie ganz oben auf Ihrer Liste und markieren Sie sie in Ihrer Task-Management-Software mit „hoher Priorität“. Es spielt keine Rolle, solange Sie wissen, dass dies Ihre MITs sind. Tun Sie diese Dinge zuerst. Wenn Sie an diesem Tag nichts anderes tun, tun Sie diesIch werde den Tag noch beenden, wenn ich etwas Wichtiges erreicht habe.
• Wöchentliche Überprüfung : Meine Überprüfungen finden nicht genau wöchentlich statt. Stattdessen mache ich in der Regel alle 4 oder 5 Tage eine Überprüfung. Nehmen Sie sich jedoch unabhängig von der von Ihnen gewählten Häufigkeit eine ununterbrochene Zeit in einem mehr oder weniger regelmäßigen Zeitplan, um Ihre Listen zu überprüfen und über die nachzudenkenÜberlegen Sie, was Sie in der nächsten Woche erreichen möchten, überlegen Sie, welche übergeordneten Ziele Sie im Leben verfolgen und ob Sie etwas Neues tun können, um diese Ziele zu erreichen. Schreiben Sie detaillierte Pläne für jedes Ihrer Projekte auf und stellen Sie sicherIhre "Warten auf" Artikel sind alle geschlossen, denken Sie tatsächlich an alle Ihre "Denken Sie an" Artikel und so weiter.

Es braucht nicht viel Zeit oder Mühe, um eine gute Aufgabenliste zu führen. Was es braucht, ist ein wenig Nachdenken, damit klar ist, was Sie tun müssen, wenn Sie zu Ihrer Liste zurückkehrenwie es in dein gesamtes Leben passt. Sobald Sie sich angewöhnt haben, eine Aufgabenliste zu verwenden, wird dies fast mühelos, wie Gehen oder Sprechen - etwas, das Sie gerade tun tun .

Nehmen Sie sich dieses Jahr etwas Zeit, um sich an diese Gewohnheit zu gewöhnen, und nutzen Sie Ihre Zeit und Energie, um sich Ihren Zielen zu nähern, anstatt sie zu verbrennen, und versuchen Sie verzweifelt, einfach dort zu bleiben, wo Sie sind. Beginnen Sie jetzt und machen Sie 2008 zu Ihrem besten Jahr aller Zeiten -bis 2009!