Zuletzt aktualisiert am 11. Februar 2021

20 Zeitmanagement-Tipps zur Steigerung Ihrer Produktivität

Celestine ist die Gründerin von Personal Excellence, wo sie ihre besten Ratschläge zur Steigerung der Produktivität und zur Erzielung von Exzellenz im Leben gibt. Vollständiges Profil lesen

Sind Sie normalerweise pünktlich oder zu spät? Beenden Sie die Dinge innerhalb der von Ihnen festgelegten Zeit? Geben Sie Ihre Berichte / Arbeiten pünktlich ab? Können Sie das erreichen, was Sie vor Ablauf der Fristen tun möchten? Sind Sie ein guter Zeitmanager?

Wenn Sie eine der oben genannten Fragen mit „Nein“ beantworten, bedeutet dies, dass Sie Ihre Zeit nicht so gut verwalten, wie Sie möchten. Hier sind 20 Tipps zur Zeitverwaltung, mit denen Sie die Zeit besser verwalten können :

1. Erstellen Sie einen Tagesplan

Planen Sie Ihren Tag, bevor er sich entfaltet. Tun Sie dies am Morgen oder noch besser in der Nacht vor dem Schlafengehen. Der Plan gibt Ihnen einen guten Überblick darüber, wie der Tag verlaufen wird. Auf diese Weise werden Sie nicht überraschtIhre Aufgabe für den Tag ist es, sich so gut wie möglich an den Plan zu halten.

Hier ist So erstellen Sie eine Aufgabenliste, die Ihre Produktivität erheblich steigert .

2. Legen Sie für jede Aufgabe ein Zeitlimit fest

Stellen Sie sicher, dass Sie die X-Aufgabe bis 10 Uhr, die Y-Aufgabe bis 15 Uhr und die Z-Aufgabe bis 17:30 Uhr beenden müssen. Dadurch wird verhindert, dass sich Ihre Arbeit in die für andere Aktivitäten reservierte Zeit hineinzieht.

3. Verwenden Sie einen Kalender

Ein Kalender ist der grundlegendste Schritt zur Verwaltung Ihrer täglichen Aktivitäten. Wenn Sie Outlook- oder Lotusnotizen verwenden, ist der Kalender Teil Ihrer Mailing-Software.

Ich benutze es. Es ist sogar noch besser, wenn Sie Ihren Kalender mit Ihrem Mobiltelefon und anderen von Ihnen verwendeten Hardware synchronisieren können. Auf diese Weise können Sie auf Ihren Zeitplan zugreifen, egal wo Sie sich befinden. 10 besten Kalender-Apps, um auf dem Laufenden zu bleiben .

Weitere Tipps zur Verwendung des Kalenders für ein besseres Zeitmanagement finden Sie hier : Verwenden eines Kalenders zum Erstellen von Zeit und Raum

4. Verwenden Sie einen Organizer

Ein Organisator hilft Ihnen, alles in Ihrem Leben im Griff zu haben. Es ist Ihr zentrales Werkzeug, um Informationen, Aufgabenlisten, Projekte und andere verschiedene Dinge zu organisieren.

Diese Top 15 Zeitmanagement-Apps und -Tools kann Ihnen helfen, besser zu organisieren, wählen Sie eine aus, die Ihren Anforderungen entspricht.

5. Kennen Sie Ihre Fristen

Wann müssen Sie Ihre Aufgaben erledigen? Markieren Sie die Fristen in Ihrem Kalender und Organizer deutlich, damit Sie wissen, wann Sie sie erledigen müssen.

Aber stellen Sie sicher, dass Sie diese nicht machen 10 häufige Fehler beim Festlegen von Fristen .

6. Lernen Sie, „Nein“ zu sagen

Nehmen Sie nicht mehr an, als Sie verkraften können. Geben Sie für die Ablenkungen, die auftreten, wenn Sie andere Dinge tun, ein festes Nein. Oder verschieben Sie es auf einen späteren Zeitpunkt.

Leo Babauta, der Gründer von Zen Habits, hat einige großartige Einblicke, wie man nein sagt : Die sanfte Kunst, Nein zu sagen

7. Ziel, früh zu sein

Wenn Sie pünktlich sein möchten, sind Sie entweder pünktlich oder spät dran. Meistens sind Sie spät dran. Wenn Sie jedoch früh pünktlich sein möchten, sind Sie höchstwahrscheinlich pünktlich.

Bemühen Sie sich um frühzeitige Termine. Reichen Sie Ihre Termine früher als erforderlich ein.

Lernen Sie aus diesen Tipps über wie Sie sich darauf vorbereiten, früh zu sein statt just in time.

8. Zeitfenster Ihre Aktivitäten

Dies bedeutet, dass Sie Ihre Arbeit auf X Zeit beschränken müssen. Warum ist Zeitboxen gut für Sie? Hier sind 10 Gründe, warum Sie mit dem Zeitboxen beginnen sollten .

Weitere Informationen zum Zeitboxen finden Sie hier : Erhalten Sie, was wichtig ist, indem Sie Zeitblöcke planen

9. Stellen Sie eine Uhr sichtbar vor sich auf

Manchmal sind wir so in unsere Arbeit vertieft, dass wir den Überblick über die Zeit verlieren. Wenn Sie eine riesige Uhr vor sich haben, werden Sie über die aktuelle Zeit informiert.

10. Erinnerungen 15 Minuten vorher einstellen

Die meisten Kalender haben eine Erinnerungsfunktion. Wenn Sie an einer wichtigen Besprechung teilnehmen müssen, stellen Sie diesen Alarm 15 Minuten vorher ein.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, wie Erinnerungen Ihnen helfen, sich an alles zu erinnern : Die Wichtigkeit von Erinnerungen und wie man eine Erinnerung macht, die funktioniert

11. Fokus

Multitasking ist so viel, dass Sie einfach nichts erledigen? Wenn ja, konzentrieren Sie sich jeweils nur auf eine Schlüsselaufgabe. Multitasking ist schlecht für Sie .

Schließen Sie alle Anwendungen, die Sie nicht verwenden. Schließen Sie die Registerkarten in Ihrem Browser, die Ihre Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Konzentrieren Sie sich ausschließlich auf das, was Sie tun. Auf diese Weise werden Sie effizienter.

Der CEO von Lifehack hat eine endgültige Anleitung zum Fokussieren geschrieben. Lernen Sie die Tipps : So fokussieren und maximieren Sie Ihre Produktivität der endgültige Leitfaden

12. Ablenkungen ausblenden

Was lenkt Sie bei Ihrer Arbeit ab? Sofortnachrichten? Telefon klingelt? Textnachrichten tauchen auf?

Ich benutze heutzutage kaum noch Chat. Ich melde mich nur dann an, wenn ich nicht vorhabe, etwas zu tun. Andernfalls wird es sehr ablenkend.

Wenn ich wichtige Arbeiten erledige, schalte ich auch mein Telefon aus. Anrufe während dieser Zeit werden aufgezeichnet und ich kontaktiere sie anschließend, wenn es etwas Wichtiges ist. Dies hilft mir, mich besser zu konzentrieren.

Weitere Tipps zum Minimieren von Ablenkungen, um mehr zu erreichen So minimieren Sie die Ablenkung, um Dinge zu erledigen

13. Verfolgen Sie Ihre Zeit

Wenn Sie beginnen, Ihre Zeit zu erfassen, wissen Sie besser, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Sie können beispielsweise einen einfachen Countdown-Timer einstellen, um sicherzustellen, dass Sie eine Aufgabe innerhalb eines Zeitraums von beispielsweise 30 Minuten oder 30 Minuten erledigen1 Stunde. Der Zeitdruck kann Sie dazu bringen, konzentriert zu bleiben und effizienter zu arbeiten.

Sie können mehr finden Zeiterfassungs-Apps hier und wählen Sie eine aus, die für Sie funktioniert.

14. Machen Sie sich keine Sorgen um unwichtige Details

Sie werden nie alles genau so erledigen, wie Sie es möchten. Der Versuch, dies zu tun, ist ineffektiv.

Der Versuch, perfekt zu sein, schadet mehr als es nützt. Erfahren Sie hier, wie Perfektionismus tötet Ihre Produktivität und wie Schluss mit der Einstellung zum Perfektionismus .

15. Priorisieren

Da Sie nicht alles können, lernen Sie, das Wichtige zu priorisieren und den Rest loszulassen.

Anwenden der 80/20 Prinzip Dies ist ein Schlüsselprinzip bei der Priorisierung. Sie können diese Technik auch anwenden, um alles auf Ihrem Teller zu priorisieren : So priorisieren Sie in 10 Minuten richtig und arbeiten 10x schneller

16. Delegierter

Wenn es Dinge gibt, die von anderen besser erledigt werden können oder Dinge, die nicht so wichtig sind, sollten Sie eine Delegierung in Betracht ziehen. Dies entlastet Sie und Sie können sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren.

Wenn Sie einen Teil Ihrer Arbeit delegieren, sparen Sie Zeit und erreichen mehr. In diesem Handbuch erfahren Sie, wie Sie Arbeiten effektiv delegieren können : Delegieren von Arbeit der endgültige Leitfaden für erfolgreiche Führungskräfte

17. Ähnliche Aufgaben zusammenfassen

Für verwandte Arbeiten stapeln Sie sie zusammen.

Zum Beispiel kann meine Arbeit in diese Kerngruppen eingeteilt werden :

Schreiben Artikel, mein nächstes Buch
Coaching
Werkstattentwicklung
Geschäftsentwicklung
administrativ

Ich staple alle zugehörigen Aufgaben zusammen, damit Synergien entstehen. Wenn ich Anrufe tätigen muss, ordne ich ein Zeitfenster für alle meine Anrufe zu. Dadurch wird der Prozess wirklich rationalisiert.

18. Beseitigen Sie Ihre Zeitverschwendung

Was kostet Ihre Arbeit? Facebook? Twitter? E-Mail-Überprüfung? Hören Sie auf, sie so oft zu überprüfen.

Eine Sache, die Sie tun können, ist, es schwierig zu machen, sie zu überprüfen - entfernen Sie sie aus Ihren Browser-Quicklinks / Lesezeichen und speichern Sie sie in einem schwer zugänglichen Lesezeichenordner. Ersetzen Sie Ihre Browser-Lesezeichen durch wichtige arbeitsbezogene Websites.

Während Sie zweifellos noch FB / Twitter überprüfen, werden Sie feststellen, dass die Frequenz niedriger ist als zuvor.

19. Bei Bedarf abschneiden

Der Hauptgrund, warum Dinge überlaufen, ist, dass Sie nicht abschneiden, wenn Sie müssen.

Haben Sie keine Angst, in Besprechungen abzufangen oder eine Linie zum Abschneiden zu ziehen. Andernfalls wird es nie ein Ende geben und Sie werden nur in die Zeit für später essen.

20. Pufferzeit dazwischen lassen

Packen Sie nicht alles eng zusammen. Lassen Sie zwischen den einzelnen Aufgaben eine Pufferzeit von 5 bis 10 Minuten. Dies hilft Ihnen, die vorherige Aufgabe abzuschließen und mit der nächsten zu beginnen.

Weitere Tipps zum Zeitmanagement

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Zuletzt aktualisiert am 23. März 2021

Verwalten Sie Ihre Energie, damit Sie Ihre Zeit verwalten können

Prime Sarmiento

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Eine der größten Ironien dieses Zeitalters ist, dass verschiedene Geräte wie Smartphones und Netbooks zwar Multitasking ermöglichen, es jedoch anscheinend nie gelingt, Dinge zu erledigen. Sie sind in der geschäftigen Falle gefangen. Es gibt einfach zu viel Arbeit zu tunan einem Tag, an dem man manchmal mit halbfertigen Aufgaben erschöpft ist.

Das Problem besteht darin, wie wir unser Energieniveau hoch halten können, um sicherzustellen, dass Sie mindestens eine Ihrer wichtigsten Aufgaben für den Tag erledigen. Es gibt einfach nicht genug Stunden an einem Tag und es ist nicht möglich, die ganze Zeit produktiv zu sein.

Sie benötigen mehr als Zeitmanagement. Sie benötigen Energiemanagement.

1. Zerstreue die Idee, dass du ein „Morgenmensch“ sein musst, um produktiv zu sein

Wie oft haben Sie diesen Rat gehört oder gelesen - stehen Sie früh auf, damit Sie alle anstehenden Aufgaben erledigen können. An diesem Rat ist nichts auszusetzen. Es stinkt nach gesundem Menschenverstand - beginnen Sie früh, beenden Sie früh.Die Sache ist, dass Technik allein nicht bei jedem funktioniert. Besonders nicht bei Menschen, die keine Morgenlerchen sind.

Ich sollte es wissen, weil ich einmal von der Idee getäuscht wurde, dass ich produktiver sein werde, wenn ich um 6 Uhr morgens aus dem Bett stehe. Wie die meisten von euch Lifehackern bin ich immer auf der Suche nach Produktivitäts-Hacks, weil ich viele habeIch arbeite Vollzeit als Redakteur für eine Nachrichtenagentur und kümmere mich gleichzeitig um mein Nebengeschäft als Content-Marketing-Stratege. Ich bin auch ein Reiseblogger und oh ja, ich habe es vergessenhabe auch ein Leben.

Ich habe viele Produktivitätsbücher und Blogs gelesen, um nach Möglichkeiten zu suchen, wie ich meine 24 Stunden optimal nutzen kann. Die meisten Geschichten über Produktivitätsstress sind früh aufgewacht. Also habe ich - und ich war ein großer Versager in dieser Abteilung - beide beim Aufwachenfrüh und früh fertig.

2. Bestimmen Sie Ihre „Spitzenzeiten“

Energiemanagement beginnt mit der Suche nach den produktivsten Stunden eines Tages. Die Abstimmung auf Ihre Körperuhr erfolgt nicht sofort, aber es gibt einen Weg, dies zu umgehen.

Überwachen Sie Ihre Arbeitsgewohnheiten für eine Woche und notieren Sie die Zeit, zu der Sie die meiste Arbeit erledigt haben. Beachten Sie auch, was Sie während dieser Stunden fühlen - fühlen Sie sich energetisiert oder träge? Überwachen Sie dies und Sie werden später ein Muster findenauf.

Mein Experiment mit einer Morgenlerche hat gezeigt, dass das Ignorieren meiner Körperuhr und das bloße Disziplinieren, um vor 8 Uhr morgens aufzuwachen, mich dazu bringt, produktiver zu werden. Ich dachte, dass ich morgens Blog-Beiträge und andere Berichte schreibeIch würde bis Mittag fertig sein und meine Mittagspause für eine schnelle Trainingseinheit nutzen. Das ist nie passiert. Ich war müde, abgelenkt und konnte nicht vor 10 Uhr schreiben.

Tatsächlich war das ein Experiment, das ich nicht hätte versuchen sollen, weil ich es besser wissen sollte. Schließlich schreibe ich seit 15 Jahren meinen Lebensunterhalt und habe immer wieder beobachtet, dass ich mehr schreibe -und besser - nachmittags und abends nach dem Abendessen. Ich bin eine Nachteule. Ich könnte es genauso gut akzeptieren und daran arbeiten.

Erst kürzlich war ich von einer bestimmten Idee so begeistert, dass ich - auch wenn ich müde von der Arbeit zu Hause bin - mein Netbook herausnahm, um 23 Uhr einen Blog-Beitrag mit 600 Wörtern schrieb und veröffentlichte. Das ist ein bisschen extremund einer meiner seltenen Energieausbrüche, aber es funktioniert bei mir.

3. Blockieren Sie diese energiereichen Stunden

Sobald Sie ein Gefühl für diese energiereiche Zeit haben, können Sie Ihren Zeitplan so gestalten, dass Ihre anderen weniger wichtigen Aufgaben entweder vor oder nach dieser festgelegten Produktivzeit geplant werden.

Blockieren Sie sie in Ihrem Kalender und verwenden Sie die energiereichen Stunden für Ihre Aufgaben mit hoher Priorität - insbesondere für Aufgaben, die mehr geistige Energie und Konzentration erfordern. Sie müssen diese Stunden auch für jede Aufgabe verwenden, die Sie näher zu Ihnen bringtLebensziel.

Wenn Sie ein Morgenmensch sind, möchten Sie möglicherweise die meisten Geschäftstreffen vor dem Mittagessen planen, da es wichtig ist, Ihren Geist scharf und konzentriert zu halten. Aber nichts ist in Stein gemeißelt. Manchmal müssen Sie diese produktiven Stunden opfern, um sich um andere zu kümmernpersönliche Dinge - wie wenn Sie oder Ihre Familienmitglieder krank sind oder wenn Sie den Abschluss Ihres Sohnes besuchen müssen.

Denken Sie jedoch daran, diese produktiven Zeiten in Ihrem Kalender beizubehalten. Sie können einige Ausnahmen zulassen, aber halten Sie sich so weit wie möglich an diesen Zeitplan.

Es gibt keinen richtigen oder falschen Weg, diese Energiemanagementtechnik anzuwenden, da alles von Ihren persönlichen Umständen abhängt. Sie müssen sich daran erinnern, dass Sie akzeptieren müssen, was für Sie funktioniert - und nicht, was andere Produktivitätsgurus sagen, dass Sie tun sollten.

Das Verstehen Ihrer eigenen Körperuhr ist der Schlüssel zum Zeitmanagement. Ohne sie sind Sie erschöpft, wenn Sie einem nie endenden Zyklus von Aufgaben und Frustrationen nachjagen.

Ausgewählter Bildnachweis : Collin Hardy über unsplash.com