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Veröffentlicht am 24. Mai 2022

Wie man virtuelle Teams effektiv verwaltet

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Haben Sie schon immer ein virtuelles Unternehmen geführt? Oder leiten Sie ein Team in einem Unternehmen, das endlich auf vollständig remote Arbeitsabläufe umgestellt hat?

Was auch immer der Fall sein mag, eines ist sicher: Das Verwalten virtueller Teams unterscheidet sich stark von leitende Teammitglieder in einer Büroumgebung. Es geht weit über den Verlust der Fähigkeit hinaus, jeden Tag bei den Kabinen Ihrer Teammitglieder vorbeizuschauen, „Hallo“ zu sagen und sie zum Mittagessen zu bitten.

Fragen Sie sich, wie Sie Ihr virtuelles Team bestmöglich verwalten können? Möchten Sie sicherstellen, dass sich Ihre virtuellen Teammitglieder unterstützt fühlen und ihre Fähigkeiten zur Zusammenarbeit maximieren können?

Nun, es ist nicht nötig, mit dem Googeln anzufangen! In meiner langjährigen Erfahrung als Manager eines vollständig remoten Teams für die Online-Sprachschule Live Lingua habe ich die folgenden erprobten und wahren Tipps entdeckt, um virtuelle Teammitglieder effektiv zu verwalten.

5 Tipps zum Verwalten virtueller Teams

Von todsicheren Wegen über die Schaffung einer positiven Kultur der Fernarbeit bis hin zur Optimierung von Arbeitsabläufen – probieren Sie diese Hacks aus, um Ihr virtuelles Team effektiv zu verwalten.

1. Schaffen Sie eine positive Remote-Arbeitskultur mit „virtuellen Wasserspendern“

Wir alle wissen, wie wichtig der gute alte Wasserspender für Arbeitsumgebungen im Büro ist. Der Wasserspender ist der Ort, an dem sich die Mitarbeiter den ganzen Tag über treffen und einander Geschichten erzählen, über Geschehnisse im Unternehmen lachen, die Arbeit nach der Arbeit planenEreignisse und Bindung. Der Wasserspender spielt eine Schlüsselrolle bei der Schaffung einer positiven Arbeitsumgebung, in der sich die Mitarbeiter miteinander verbunden fühlen.

Dennoch spielt ein „virtueller Wasserspender“ die gleiche Rolle wie ein physischer Wasserspender – es ist ein interner Kommunikationskanal, der es entfernten Mitarbeitern ermöglicht, sich zu verbinden und über andere Themen als die Arbeit zu sprechen.

Zum Beispiel kann es ein ausgewiesener #FUN seinDurchhang Kanal, der Chats über Hobbys außerhalb der Arbeit gewidmet ist. Oder es kann ein Online-Forum oder eine private Facebook-Gruppe sein, in der nur Ihre Teammitglieder über Hobbys sprechen können.

Sie denken vielleicht, dass ein virtueller Wasserkühler Ihre Teammitglieder nur von den anstehenden Projekten ablenken und ihre Produktivität und Arbeitsleistung beeinträchtigen würde.

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Wir haben jedoch festgestellt, dass die Implementierung dieser internen Kommunikationskanäle dazu beigetragen hat, ein positive Arbeitskultur in unserem virtuellen Geschäft, um die Moral und Motivation der Mitarbeiter zu stärken.

Warum? Nun, es liegt daran, dass diese virtuellen Wasserspender unseren Teammitgliedern die Möglichkeit gaben, nicht arbeitsbezogene Diskussionen zu führen. Dies half ihnen, sich persönlich besser kennenzulernen und sich zu verbinden was manchmal schwierig sein kann, vollständig zu sein.Remote-Geschäftsumgebung.

Das Herstellen dieser Verbindungen hat unseren Teammitgliedern letztendlich geholfen, Freunde zu werden, die in herausfordernden Zeiten Unterstützung und Ermutigung bieten. Außerdem hat es dazu beigetragen, die Kommunikation und Zusammenarbeit in unserem gesamten Unternehmen zu verbessern.

Tipps für Ihren virtuellen Wasserspender

Wenn Sie möchten, dass der virtuelle Wasserspender Ihres Unternehmens erfolgreich ist, müssen Sie einige Regeln befolgen. Stellen Sie zunächst jeden Morgen eine lustige Frage im virtuellen Wasserspender, um das Gespräch in Gang zu bringen.

Fragen Sie zum Beispiel so etwas wie „Wo möchten Sie als nächstes reisen und warum?“ Dies ist eine großartige Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern zu helfen, sich besser kennenzulernen.

Zwingen Sie auch niemanden, am virtuellen Wasserspender teilzunehmen, da dies nur Stress verursachen würde. Wenn einer Ihrer Mitarbeiter keine Erkenntnisse für den Tag geteilt hat, bitten Sie ihn nicht, einen Beitrag zu leisten. Er kann nurmit Projekten beschäftigt sein und antworten können, wenn sie Zeit haben.

Wenn Menschen sich gezwungen fühlen, jeden Tag ihre Gedanken beizutragen, kann dies ihre allgemeine Moral senken.

Zu guter Letzt versuchen Sie, immer anzuerkennen, was andere in den virtuellen Wasserspendern sagen – niemand möchte sich ignoriert fühlen. Soziale Anerkennung kann der Schlüssel dazu sein Steigerung der Moral.

Laut Psych Central ist „soziale Anerkennung wesentlich für psychologische Sicherheit und geschäftlichen Erfolg. Sie lässt alle wissen, dass sie wahrgenommen und geschätzt werden, steigert die Produktivität und stärkt die Arbeitsbeziehungen.“[1]

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2. Maximieren Sie die Produktivität mit Zeitrahmen für „offene Kommunikation“

Eine große Herausforderung in einer virtuellen Arbeitsumgebung besteht darin, dass Teammitglieder möglicherweise nicht wissen, ob ihre Kollegen mit wichtigen Projekten beschäftigt sind und nicht abgelenkt werden können.

Manchmal senden sie ihren vielbeschäftigten Kollegen E-Mails oder bombardieren sie mit Slack-Nachrichten, was sie ablenkt und davon abhält, sich auf die tiefgreifende Arbeit zu konzentrieren, die sie erledigen müssen. Dies wiederum kann viel Stress für die Kollegen verursachen, die abgelenkt und abgelenkt sindihre Produktivität und Arbeitsleistung senken.

Laut Harvard Business Review werden „Organisationen, die eine Kultur aufbauen, die darauf abzielt, Ablenkungen zu minimieren, den zusammengesetzten Vorteil einer konzentrierten Belegschaft genießen und dafür sorgen, dass sich ihre Mitarbeiter weniger gestresst und letztendlich erfüllter fühlen.“[2]

Als Teamleiter wäre es daher in Ihrem besten Interesse, Ihren Teammitgliedern bestimmte Zeitrahmen für „offene Kommunikation“ zuzuweisen.

Sie können Ihr gesamtes Team wissen lassen, dass die gesamte Kommunikation zwischen bestimmten Zeiten, ztagsüber von 14:15 bis 14:45 Uhr

Während dieser „offenen Kommunikations“-Zeiträume wissen Ihre Teammitglieder, dass sie Kollegen E-Mails senden oder Nachrichten in der virtuellen Wasserspender senden können, ohne jemanden von wichtigen Projekten abzulenken, die vor Ablauf einer Frist abgeschlossen werden müssen.

3. Ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, Zeitblockierung zu üben

Da sie remote arbeiten, haben Ihre Teammitglieder so viel Autonomie und Freiheit bei der Strukturierung jedes Arbeitstages. Dies kann jedoch ein Rezept für eine Katastrophe sein, wenn es einem Ihrer Teammitglieder an Disziplin mangelt und sie ihre Tage nicht gut planen.

Helfen Sie ihnen also, jeden Tag so produktiv wie möglich zu sein, indem Sie sie ermutigen, jeden Arbeitstag mit zu planen.Zeitsperre.

Lassen Sie sie wissen, dass das Planen von Zeit für die drei wichtigsten Projekte, die sie jeden Tag erledigen müssen, und auch das Planen von Zeitblöcken für verschiedene Aufgaben wie das Beantworten von E-Mails, ihnen helfen wird, ihre Produktivität und Arbeitsleistung jeden Tag zu steigern.

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Sie werden keine einzige Minute damit verschwenden, die nächste Aufgabe zu finden, auf die sie sich konzentrieren müssen, da jeder Tag vollständig durchgeplant ist.

4. Ziehen Sie Ihre virtuellen Teammitglieder zur Rechenschaft und zeigen Sie Dankbarkeit

Eine der besten Möglichkeiten, entfernte Teammitglieder zu motivieren, besteht darin, sie für ihre Arbeitsprojekte verantwortlich zu machen und sicherzustellen, dass sie wissen, wie sehr Sie ihre harte Arbeit schätzen. Denn wenn sie wissen, dass Sie mit ihrer Arbeitsleistung zufrieden sind, werden sie es tunwollen weiterhin hervorragende Leistungen erbringen.

Eine todsichere Möglichkeit, Ihre virtuellen Teammitglieder zur Rechenschaft zu ziehen, besteht darin, mit jedem von ihnen einen wöchentlichen Videoanruf zu vereinbaren, um nach dem Stand der Dinge in Projekten, Problemen, mit denen sie zu kämpfen haben, und zukünftigen Aufgaben zu fragen, auf die sie sich konzentrieren werdenAn.

Sie können Ihre virtuellen Teammitglieder auch zur Rechenschaft ziehen, indem Sie verwenden Projektmanagement-Software wie Basecamp und sie alle bitten, laufende Updates darüber zu teilen, was sie abgeschlossen haben oder gerade abschließen.

Eine andere Möglichkeit, Ihre Teammitglieder zur Rechenschaft zu ziehen, besteht darin, festgelegte Start- und Endzeiten für jeden ihrer Arbeitstage festzulegen und sie dann zu bitten, Ihnen direkt eine E-Mail zu senden, wenn sie sich bei der Arbeit anmelden.

Noch besser, bitten Sie sie, in jeder dieser E-Mails einen kurzen Überblick über die Projekte zu geben, die sie für den Tag in Angriff nehmen möchten. Ihre Teammitglieder werden dann wissen, dass sie dies tun müssen sich zur Rechenschaft ziehen für den Abschluss oder große Fortschritte bei den Projekten, die in jeder morgendlichen E-Mail beschrieben werden.

Zu guter Letzt, wenn Ihre virtuellen Teammitglieder sich selbst für ihre Projekte verantwortlich machen, zeigen Sie Ihre Dankbarkeit für all ihre harte Arbeit!

Laut Psychologie heute[3]

„Am stärksten, Ausdruck der Dankbarkeit führt dazu, dass Mitarbeiter sich sozial geschätzt fühlen und glauben, dass ihre Handlungen das Leben anderer verändern, was sie motiviert, hilfsbereit und kooperativ zu sein und sich für das Unternehmen und die Menschen um sie herum die Mühe zu machenDiese Art von prosozialem Verhalten bei der Arbeit macht Organisationen anpassungsfähiger und attraktiver für aktuelle und potenzielle Mitarbeiter und trägt so zur Effektivität der Organisation bei.“

Trotzdem können Sie Ihre Dankbarkeit zeigen, indem Sie Ihren Teammitgliedern eine E-Geschenkkarte für eine beliebte Café-Kette oder ein Day-Spa in ihrer Nähe schicken. Diese einfache, aber wirkungsvolle Geste wird ihre Moral stärken und ihnen zeigen, wie sehrSie schätzen ihre Bemühungen, was sie motiviert, weiterhin hart zu arbeiten und hervorragende Leistungen zu erbringen.

5. Tools für die Online-Zusammenarbeit sind der Schlüssel

Projektmanagement-Software hilft dabei, Ihre Remote-Teammitglieder verantwortlich zu halten und alle darüber auf dem Laufenden zu halten, welche Projektmeilensteine ​​abgeschlossen wurden, was als nächstes auf der Tagesordnung steht und wer für verschiedene Aufgaben verantwortlich ist.

Meine Lieblings-Projektmanagement-Software ist Begriff. Es bietet verschiedene Funktionen, die mir geholfen haben, alle Projekte, die ich ständig für Live Lingua habe, auf dem Laufenden zu halten. Notion war der Schlüssel dazu, mein Unternehmen auf ein neues Erfolgsniveau zu bringen.

auch andere Tools für die Online-Zusammenarbeit die ich empfehle, sind die Apps Google Documents und Google Sheets für die Remote-Zusammenarbeit und die Bearbeitung wichtiger Geschäftsdateien unterwegs.

Sie können die Google-Tabellen und Google-Dokumente mit Ihren virtuellen Teammitgliedern teilen und auswählen, ob sie die Dateien nur anzeigen oder kommentieren oder direkt bearbeiten können. Sie können sie bitten, Bearbeitungsvorschläge zu machen, die Sie genehmigen könnensobald Sie sie sich angesehen haben.

Noch besser, wenn Sie feststellen, dass Ihnen ein neuerer Entwurf eines Dokuments nicht gefällt, ist es so einfach, zu einer älteren Version davon zurückzukehren.

Um alles zusammenzufassen

Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihr virtuelles Team viel effektiver zu verwalten, sollten Sie die obigen Tipps befolgen. Implementieren Sie virtuelle Wasserspender, um eine positive Arbeitskultur zu schaffen, legen Sie Zeitrahmen für offene Kommunikation fest, um die Produktivität zu maximieren, und ermutigen Sie Ihre Teammitglieder zum ÜbenPlanen Sie jeden Arbeitstag mit Zeitblockierung ein.

Helfen Sie Ihren Teammitgliedern, sich für ihre Aufgaben verantwortlich zu fühlen, und zeigen Sie ihnen dann Ihre Dankbarkeit für ihre harte Arbeit. Und vergessen Sie nicht, dass Tools für die Online-Zusammenarbeit wie Projektmanagement-Software dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu rationalisieren.

Das Befolgen all dieser Tipps sollte Ihnen dabei helfen, Ihre virtuellen Teammitglieder besser als je zuvor zu verwalten.

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Vorgestellter Bildnachweis: charlesdeluvio über unsplash.com

Referenz

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Ray Blakney

CEO und Mitbegründer von Live Lingua

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