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Zuletzt aktualisiert am 18. März 2021

5 Techniken, um einen vollen Zeitplan in Angriff zu nehmen und mehr Zeit zu schaffen

Ausgelastete Zeitpläne sind nicht untypisch für diejenigen, die Vollzeit in Büros arbeiten. So sehr, dass der Satz „Ich hasse es zu arbeiten“ eine häufige Sache ist, die Ihnen durch den Kopf geht, wenn Sie feststellen, dass Arbeit Ihr Leben kostet und Siehabe keine Zeit für etwas anderes.

Aber was wäre, wenn ich dir sagen würde, dass es eine Möglichkeit gibt, mehr Zeit zu gewinnen?

Moderne Arbeiter leben in einer Welt, in der Beschäftigtheit auf einem Podest steht. Es gibt ein weit verbreitetes Missverständnis, dass je mehr Arbeit Sie übernehmen und je mehr Sie sich mit Aufgaben beschäftigen, desto mehr wird dies Ihrem Chef und Ihrem Chef demonstrierenKollegen, wie sehr Sie ein engagierter Mitarbeiter sind.

Meistens handelt es sich jedoch nur um ein Missverständnis. Nur weil Ihr Zeitplan voll ist, bedeutet dies nicht unbedingt, dass Sie produktiv sind. . Und wie viel Wert bringen Sie, wenn Sie nicht produktiv sind?

Die Kenntnis des Unterschieds zwischen „Geschäftigkeit“ und „Produktivität“ ist die Grundlage dafür, dass Sie Ihren geschäftigen Arbeitsplan in Angriff nehmen können, um mehr Zeit zu schaffen.

Wenn Sie beschäftigt sind, bedeutet dies, dass Sie viel auf Ihrem Teller haben. produktiv sein bedeutet, dass Sie in möglichst kurzer Zeit effektive Ergebnisse erzielen. Letzteres kann dazu führen, dass Sie mehr Zeit haben, um frei zu genießen.

Wenn Sie einen vollen Terminkalender haben, fühlen Sie sich nicht nur überfordert und gestresst, sondern fühlen sich auch besiegt und ohne die Motivation, Ihre Aufgaben so gut wie möglich fortzusetzen und zu erledigen.

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Während die meisten von Ihnen möglicherweise nicht in der Lage sind, die Anzahl der Ihnen zugewiesenen Aufgaben zu steuern, gibt es Möglichkeiten, wie Sie diese Aufgaben verwalten können, damit Sie nicht die ganze Zeit damit verbringen, sich mit ihnen zu beschäftigen.

Um mehr Zeit zu schaffen, ist kein magischer Geist oder keine Zeitmaschine erforderlich. Es ist einfacher. Sie benötigen lediglich Techniken, die Sie anwenden können, damit Sie Ihren Zeitplan produktiv angehen können, anstatt überfordert und mit Aufgaben überschwemmt zu sein.

Zusätzlich zu den folgenden Techniken bietet Lifehack Ihnen die 4-Schritt-Anleitung zum Erstellen von mehr Zeit außerhalb eines vollen Zeitplans . Es ist ein kostenloser Leitfaden, der Ihnen hilft, Ihre täglichen Anforderungen zu priorisieren und nicht mehr zu beschäftigt zu sein! Holen Sie sich die kostenlose Anleitung .

Lassen Sie uns nun in die 5 Techniken eintauchen, um einen vollen Zeitplan in Angriff zu nehmen.

1. Priorisieren

Wenn Sie Ihre Aufgaben noch nicht priorisieren, machen Sie alles falsch!

Die Priorisierung der Aufgaben in Ihrem Zeitplan ist eine gute Möglichkeit, um sie zu lösen, da sie hervorhebt, was zuerst erledigt werden muss. Wenn Sie diese Informationen kennen, können Sie Ihre Zeit verwalten und sicherstellen, dass Sie alle Ihre Fristen einhalten.

Ein Priorisierungsansatz, den Sie ausprobieren können, ist “ den Frosch essen ”. Eine Methode, die Brian Tracy in seinem Buch im Volksmund geprägt hat. Iss diesen Frosch! 21 großartige Möglichkeiten, um das Zaudern zu beenden und in kürzerer Zeit mehr zu erledigen Sie müssen keine Amphibien konsumieren, sondern müssen zuerst Ihre größte Aufgabe erledigen.

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Die Idee dahinter ist, dass, sobald Sie die größte Aufgabe aus dem Weg geräumt haben, das Gefühl der Erfüllung so groß ist, dass Sie motiviert sind, den Rest Ihrer Aufgaben für den Tag reibungslos zu erledigen und eine Art von zu schaffenDomino-Effekt.

2. Überbeanspruchen Sie nicht

Wenn Sie die Art von Person sind, die zu jeder an Sie gerichteten Anfrage Ja sagt, ist es kein Wunder, dass Sie einen vollen Terminkalender haben. Wenn Sie feststellen, dass Sie mehr Aufgaben und Verpflichtungen übernehmen, als Sie erfüllen können, können Sie dazu führen"Ich hasse es zu arbeiten" -Mentalität.

Auch wenn es für manche Menschen nicht selbstverständlich ist, Nein zu sagen, ist dies eine Fähigkeit, die entwickelt werden sollte, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Sie innerhalb Ihrer Grenzen arbeiten. Übermäßiges Engagement für Dinge kann Sie dünn machen und zusätzlichen Druck und Stress verursachen.

Es fällt Ihnen vielleicht schwer, Nein zu Ihrem Chef zu sagen, aber vertrauen Sie mir, wenn Sie anfangs Nein sagen, werden Sie weniger enttäuscht, als wenn Sie etwas annehmen und es nicht in vollem Umfang nutzen.

Obwohl das Ablehnen von Aufgaben und Verpflichtungen mehr Zeit für Sie schafft, sollten Sie immer bedenken, dass Sie, bevor Sie automatisch zu jeder Anfrage Nein sagen, zunächst beurteilen sollten, was von Ihnen verlangt wird. Sie wissen möglicherweise nie, ob dies der Fall istEinige Dinge, die nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen und die sich lohnen würden.

Erfahren Sie Leo Babautas Ratschläge zu Die sanfte Kunst, Nein zu sagen .

3. Organisiert bleiben

Das Planen, Koordinieren und Einrichten eines Systems ist entscheidend, um einen vollen Zeitplan produktiv anzugehen.

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Wie Sie organisiert bleiben, liegt natürlich ganz bei Ihnen. Ob dies nun die Implementierung eines umfassenden Aufgabenverwaltungssystems oder eine einfache tägliche Aufgabenliste auf einem Blatt Papier bedeutet, die Visualisierung Ihres Zeitplans kann Ihnen dabei helfen, organisiert zu bleibenund behalten Sie den Überblick.

Es kann auch sicherstellen, dass Sie eine wichtige Aufgabe nicht vergessen. Wenn Sie mit einem vollen Terminkalender beschäftigt sind, können Sie möglicherweise versehentlich Dinge übersehen. Es kann Ihnen auch helfen, auf unerwartete Überraschungen oder Änderungen in letzter Minute vorbereitet zu sein, damit dies nicht der Fall ist. 't Verlangsamen Sie Ihren Workflow.

Denken Sie daran, dass das, was für Ihren Kollegen möglicherweise funktioniert, für Sie möglicherweise nicht funktioniert. Nur weil Sie nicht über das neueste, hochmoderne Planungssystem verfügen, wird Ihre Organisationsweise dadurch nicht weniger gültig.

4. Delegierter

Wenn Sie dazu in der Lage sind, ist das Delegieren von Aufgaben eine weitere Möglichkeit, einen vollen Zeitplan zu verwalten. effektiv delegieren ist eine wesentliche Fähigkeit, die jeder in einer Führungsposition besitzen sollte. Dies erleichtert nicht nur Ihre Arbeitsbelastung, sondern spart auch Zeit, damit Sie sie für etwas ausgeben können, das Ihnen Spaß macht.

Eine effektive Delegierung ist mehr als das Ausrufen von Befehlen. Sie müssen beispielsweise die Art der Fähigkeiten identifizieren, die zur Erledigung der Aufgabe erforderlich sind, und dann bestimmen, wer am besten dafür geeignet ist. Dazu müssen Sie Ihre Mitarbeiter und / oder Mitarbeiter kennenoder Kollegen. Sie müssen auch sicherstellen, dass Sie klare Anweisungen geben, damit Sie die Aufgabe nicht wiederholen müssen, da sie beim ersten Mal nicht korrekt ausgeführt wurde.

Die Delegierung von Aufgaben kommt nicht nur Ihnen zugute. Sie kann anderen helfen, neue Fähigkeiten zu erwerben, die für sie in Zukunft nützlich sein können. Bevor Sie jedoch mit der Delegierung beginnen, prüfen Sie immer, ob es Aufgaben gibt, die Sie vollständig beseitigen könnenEs macht keinen Sinn, jemand anderem die Verantwortung zu übertragen, wenn dies wirklich gar nicht erst erledigt werden muss. Sie möchten mehr Zeit für alle im Unternehmen schaffen, nicht nur für sich selbst!

5. Pausen einlegen

Die Gefahr eines vollen Terminkalenders besteht darin, dass dies zu Stress, Erschöpfung und Produktivitätsverlusten führen kann. Aus diesem Grund ist es wichtig, Pausen in Ihren Zeitplan aufzunehmen. Dies bezieht sich insbesondere auf Personen, die vor Computern arbeiten, wie sie sindin Gefahr, einen sitzenden Lebensstil zu führen.

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Regelmäßige Pausen sind für die Erhaltung Ihrer Gesundheit und Ihres Wohlbefindens von entscheidender Bedeutung. Zu viel Stress und Erschöpfung können zu ernsthaften Gesundheitsproblemen führen, z. B. einem Burnout am Arbeitsplatz. [1] das jetzt als legitimes Syndrom anerkannt wird, das ausschließlich am Arbeitsplatz verursacht wird.

Der Vorteil regelmäßiger Pausen während der Arbeit besteht darin, dass Sie zwar kontraproduktiv versuchen, mehr Zeit zu schaffen, indem Sie Ihre Gesundheit und Ihr Wohlbefinden erhalten, aber tatsächlich Ihr Energie- und Produktivitätsniveau steigern.

Es dauert nur so wenig wie a 30 Sekunden Mikrobruch um die mentale Schärfe um 13% zu verbessern! Außerdem verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, an einer Krankheit zu erkranken, die zu einer erheblichen Abwesenheit vom Büro führen kann.

Fazit

Wenn Sie einen vollen Terminkalender haben, können Sie sich leicht in die Arbeit vertiefen und die anderen Dinge in Ihrem Leben vergessen. Wenn sich Geschäftigkeit auf die Menge an Dingen bezieht, die Sie gerade erledigen, hängt die Produktivität davon ab, wie gut Sie Ihre Aufgaben bewältigendamit Sie in so kurzer Zeit so viel wie möglich erreichen können.

Wenn Sie die oben genannten 5 Techniken anwenden, können Sie Ihren Zeitplan produktiver verwalten. Sie sind auch einen Schritt näher dran, den Begriff „Ich hasse es zu arbeiten“ vollständig aus Ihrem Kopf zu verbannen, wenn Sie feststellen, dass Ihr Zeitplan frei wird.

Sie können die erstellte Zeit für die Dinge verwenden, die Ihnen am wichtigsten sind.

Weitere Informationen zur Produktivität

Ausgewählter Bildnachweis : JESHOOTS.COM über unsplash.com

Referenz

Mehr von diesem Autor

Dinnie Muslihat

Autor, Content-Vermarkter und Produktivitätsbegeisterter

5 Techniken, um einen vollen Zeitplan in Angriff zu nehmen und mehr Zeit zu schaffen Warum die Pomodoro-Methode der beste Produktivitäts-Timer ist Steigerung der Arbeitsproduktivität: 9 Grundregeln So schreiben Sie SMART-Ziele mit SMART-Zielvorlagen 10 intelligente Zeitmanagementtechniken zur Beendigung der Geschäftigkeit

Trend im Zeitmanagement

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Zuletzt aktualisiert am 23. März 2021

Verwalten Sie Ihre Energie, damit Sie Ihre Zeit verwalten können

Eine der größten Ironien dieses Zeitalters ist, dass verschiedene Geräte wie Smartphones und Netbooks zwar Multitasking ermöglichen, es jedoch anscheinend nie gelingt, Dinge zu erledigen. Sie sind in der geschäftigen Falle gefangen. Es gibt einfach zu viel Arbeit zu tunan einem Tag, an dem man manchmal mit halbfertigen Aufgaben erschöpft ist.

Das Problem besteht darin, wie wir unser Energieniveau hoch halten können, um sicherzustellen, dass Sie mindestens eine Ihrer wichtigsten Aufgaben für den Tag erledigen. Es gibt einfach nicht genug Stunden an einem Tag und es ist nicht möglich, die ganze Zeit produktiv zu sein.

Sie benötigen mehr als Zeitmanagement. Sie benötigen Energiemanagement.

1. Zerstreue die Idee, dass du ein „Morgenmensch“ sein musst, um produktiv zu sein

Wie oft haben Sie diesen Rat gehört oder gelesen - stehen Sie früh auf, damit Sie alle anstehenden Aufgaben erledigen können. An diesem Rat ist nichts auszusetzen. Es stinkt nach gesundem Menschenverstand - beginnen Sie früh, beenden Sie früh.Die Sache ist, dass Technik allein nicht bei jedem funktioniert. Besonders nicht bei Menschen, die keine Morgenlerchen sind.

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Ich sollte es wissen, weil ich einmal von der Idee getäuscht wurde, dass ich produktiver sein werde, wenn ich um 6 Uhr morgens aus dem Bett stehe. Wie die meisten von euch Lifehackern bin ich immer auf der Suche nach Produktivitäts-Hacks, weil ich viele habeIch arbeite Vollzeit als Redakteur für eine Nachrichtenagentur und kümmere mich gleichzeitig um mein Nebengeschäft als Content-Marketing-Stratege. Ich bin auch ein Reiseblogger und oh ja, ich habe es vergessenhabe auch ein Leben.

Ich habe viele Produktivitätsbücher und Blogs gelesen, um nach Möglichkeiten zu suchen, wie ich meine 24 Stunden optimal nutzen kann. Die meisten Geschichten über Produktivitätsstress sind früh aufgewacht. Also habe ich - und ich war ein großer Versager in dieser Abteilung - beide beim Aufwachenfrüh und früh fertig.

2. Bestimmen Sie Ihre „Spitzenzeiten“

Energiemanagement beginnt mit der Suche nach den produktivsten Stunden eines Tages. Die Abstimmung auf Ihre Körperuhr erfolgt nicht sofort, aber es gibt einen Weg, dies zu umgehen.

Überwachen Sie Ihre Arbeitsgewohnheiten für eine Woche und notieren Sie die Zeit, zu der Sie die meiste Arbeit erledigt haben. Beachten Sie auch, was Sie während dieser Stunden fühlen - fühlen Sie sich energetisiert oder träge? Überwachen Sie dies und Sie werden später ein Muster findenauf.

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Mein Experiment mit einer Morgenlerche hat gezeigt, dass das Ignorieren meiner Körperuhr und das bloße Disziplinieren, um vor 8 Uhr morgens aufzuwachen, mich dazu bringt, produktiver zu werden. Ich dachte, dass ich morgens Blog-Beiträge und andere Berichte schreibeIch würde bis Mittag fertig sein und meine Mittagspause für eine schnelle Trainingseinheit nutzen. Das ist nie passiert. Ich war müde, abgelenkt und konnte nicht vor 10 Uhr schreiben.

Tatsächlich war das ein Experiment, das ich nicht hätte versuchen sollen, weil ich es besser wissen sollte. Schließlich schreibe ich seit 15 Jahren meinen Lebensunterhalt und habe immer wieder beobachtet, dass ich mehr schreibe -und besser - nachmittags und abends nach dem Abendessen. Ich bin eine Nachteule. Ich könnte es genauso gut akzeptieren und daran arbeiten.

Erst kürzlich war ich von einer bestimmten Idee so begeistert, dass ich - auch wenn ich müde von der Arbeit zu Hause bin - mein Netbook herausnahm, um 23 Uhr einen Blog-Beitrag mit 600 Wörtern schrieb und veröffentlichte. Das ist ein bisschen extremund einer meiner seltenen Energieausbrüche, aber es funktioniert bei mir.

3. Blockieren Sie diese energiereichen Stunden

Sobald Sie ein Gefühl für diese energiereiche Zeit haben, können Sie Ihren Zeitplan so gestalten, dass Ihre anderen weniger wichtigen Aufgaben entweder vor oder nach dieser festgelegten Produktivzeit geplant werden.

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Blockieren Sie sie in Ihrem Kalender und verwenden Sie die energiereichen Stunden für Ihre Aufgaben mit hoher Priorität - insbesondere für Aufgaben, die mehr geistige Energie und Konzentration erfordern. Sie müssen diese Stunden auch für jede Aufgabe verwenden, die Sie näher zu Ihnen bringtLebensziel.

Wenn Sie ein Morgenmensch sind, möchten Sie möglicherweise die meisten Geschäftstreffen vor dem Mittagessen planen, da es wichtig ist, Ihren Geist scharf und konzentriert zu halten. Aber nichts ist in Stein gemeißelt. Manchmal müssen Sie diese produktiven Stunden opfern, um sich um andere zu kümmernpersönliche Dinge - wie wenn Sie oder Ihre Familienmitglieder krank sind oder wenn Sie den Abschluss Ihres Sohnes besuchen müssen.

Denken Sie jedoch daran, diese produktiven Zeiten in Ihrem Kalender beizubehalten. Sie können einige Ausnahmen zulassen, aber halten Sie sich so weit wie möglich an diesen Zeitplan.

Es gibt keinen richtigen oder falschen Weg, diese Energiemanagementtechnik anzuwenden, da alles von Ihren persönlichen Umständen abhängt. Sie müssen sich daran erinnern, dass Sie akzeptieren müssen, was für Sie funktioniert - und nicht, was andere Produktivitätsgurus sagen, dass Sie tun sollten.

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Das Verstehen Ihrer eigenen Körperuhr ist der Schlüssel zum Zeitmanagement. Ohne sie sind Sie erschöpft, wenn Sie einem nie endenden Zyklus von Aufgaben und Frustrationen nachjagen.

Ausgewählter Bildnachweis : Collin Hardy über unsplash.com

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