Alle Manager und Führungskräfte müssen die Kunst des Delegationsprozesses beherrschen. Um ein hohes Maß an Produktivität sowohl auf persönlicher als auch auf organisatorischer Ebene aufrechtzuerhalten, ist es wichtig zu verstehen, wie und wann Verantwortung auf andere übertragen werden muss. Das Delegieren von Aufgaben ist auch für eine effektive Führung von entscheidender Bedeutung.
Um zu lernen, wie man delegiert, müssen Sie ein zusammenhängendes und effektives Team aufbauen, das die Fristen einhalten kann. Wenn Sie wissen, wann und wie Sie Arbeit delegieren, wird sich Ihre Arbeitsbelastung verringern, Ihr Wohlbefinden bei der Arbeit verbessern und Ihre Arbeitszufriedenheit steigern. Leider viele Führungskräftesind sich nicht sicher, wie sie richtig delegieren sollen, oder zögern, dies zu tun.
In diesem Handbuch erfahren Sie, was Delegierung wirklich bedeutet, wie das Delegieren von Aufgaben Ihrem Team zugute kommt und wie Sie Aufgaben effektiv zuweisen können.
Inhaltsverzeichnis
Die Bedeutung der Delegation
An guter Anführer weiß, wie man delegiert. Wenn Sie einen Teil Ihrer Arbeit delegieren, sparen Sie Zeit und erreichen täglich mehr.
Eine effektive Delegation fördert auch die Produktivität und ein gutes Zeitmanagement innerhalb eines Teams, indem sie auf die vorhandenen Fähigkeiten ihrer Mitglieder zurückgreift und ihnen ermöglicht, auf diesem Weg neue Kenntnisse und Kompetenzen zu entwickeln. Das Ergebnis ist ein flexibleres Team, das Rollen teilen kann, wenn dieNotwendigkeit entsteht [1] .
Wenn Sie bereit sind zu delegieren, fördern Sie eine Atmosphäre des Vertrauens und der Zuversicht. Ihre Handlungen senden ein klares Signal: Als Führungskraft vertrauen Sie Ihren Untergebenen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Infolgedessen werden sie an Sie denkenals sympathische und effektive Führungskraft, die ihre Fähigkeiten und Bedürfnisse respektiert.
Bei der Delegation geht es nicht darum, Befehle zu bellen und zu hoffen, dass Ihre Mitarbeiter in Einklang stehen. Die Aufgabe eines Managers besteht darin, Holen Sie das Beste aus den unter ihrer Aufsicht stehenden Personen heraus und maximieren Sie so Produktivität und Gewinn. [2] .
Hier ist ein Beispiel für eine schlechte Delegation :
Eine sorgfältige Delegation hilft dabei, die einzigartigen Stärken und Schwächen der Teammitglieder zu identifizieren und zu nutzen. Die Delegation fördert auch das Engagement der Mitarbeiter, da sie zeigt, dass die Manager daran interessiert sind, ihre Talente zu nutzen. [3]
Warum haben die Leute Angst, Aufgaben zu delegieren?
Delegierung erhöht die Produktivität, aber nicht alle Manager sind bereit oder in der Lage zu delegieren. [4] Warum? Hier sind einige häufige Gründe :
- Sie ärgern sich über die Idee, dass jemand anderes die Gutschrift für ein Projekt erhalten könnte.
- Sie sind grundsätzlich bereit zu delegieren, haben jedoch Angst, dass ihr Team nicht in der Lage ist, mehr Verantwortung zu übernehmen.
- Sie vermuten, dass ihre Mitarbeiter bereits überarbeitet sind, und zögern, ihre Belastung zu erhöhen.
- Sie vermuten, dass es einfacher und schneller ist, eine Aufgabe selbst zu erledigen.
- Sie mögen es nicht, Aufgaben loszulassen, die sie gerne erledigen.
- Sie befürchten, dass ihr eigener Manager, wenn sie Verantwortung delegieren, zu dem Schluss kommt, dass sie ihre Arbeitsbelastung nicht bewältigen können.
Der Unterschied zwischen Delegation und Zuweisung
Die meisten Leute denken, dass Delegation und Zuweisung synonym sind, aber es gibt einen wichtigen Unterschied zwischen den beiden. [5]
Wenn Sie eine Aufgabe zuweisen, weisen Sie lediglich einen Untergebenen an, eine bestimmte Aktion auszuführen. Sie sagen ihnen, was zu tun ist, und sie tun es - so einfach ist das.
Andererseits beinhaltet die Delegation die Übertragung eines Teils Ihrer eigenen Arbeit an eine andere Person. Sie erhalten nicht nur eine Reihe von Anweisungen. Der wichtige Teil ist, dass sie in eine Rolle versetzt werden, die erfordert, dass sie Entscheidungen treffen und für die Erfüllung der Aufgabe zur Rechenschaft gezogen werden. [6]
So delegieren Sie Aufgaben effektiv
Was ist der beste Weg, um Arbeit zu delegieren, damit Sie die Angst vor Delegation bekämpfen, ein effizientes Team aufbauen und schneller arbeiten können? Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung :
1. Wissen, wann delegiert werden muss
Wenn Sie wissen, wie viel Kontrolle Sie über eine Situation haben müssen, können Sie die beste Strategie zur Befähigung der Arbeitnehmer festlegen. Es gibt 7 Delegationsebenen, die den Arbeitnehmern unterschiedliche Verantwortungsgrade bieten.
Dieses kurze Video erklärt diese Ebenen und bietet Beispiele dafür, wann es angemessen ist, jede zu verwenden :
Die Delegierung erfolgt entlang eines Spektrums. Die niedrigste Delegationsebene tritt auf, wenn Sie anderen Personen mitteilen, was zu tun ist. Sie bietet den Mitarbeitern nur wenig Gelegenheit, neue Ansätze auszuprobieren. Die stärkste Form der Delegierung tritt auf, wenn Sie in der Lage sind, den größten Teil aufzugebenIhre Kontrolle über das Projekt an den Mitarbeiter.
Wenn Sie wissen, wie Sie Arbeit delegieren, können Sie besser verstehen, wie Sie Menschen mit Aufgaben verbinden, bei denen ihre Talente optimal genutzt werden. Wenn dies richtig ausgeführt wird, wird sichergestellt, dass Sie das beste Endergebnis erzielen. [7]
Wenn Sie entscheiden, wie Sie Ihre Arbeit delegieren möchten, stellen Sie die folgenden Fragen :
- Müssen Sie für diese Aufgabe verantwortlich sein oder kann es jemand anderes erledigen?
- Erfordert dies Ihre Aufmerksamkeit, um erfolgreich zu sein?
- Hilft diese Arbeit einem Mitarbeiter, seine Fähigkeiten zu entwickeln?
- Haben Sie Zeit, jemandem beizubringen, wie man diesen Job macht?
- Erwarten Sie, dass sich Aufgaben dieser Art in Zukunft wiederholen werden?
2. Identifizieren Sie die beste Person für den Job
Sie müssen die Fackel an das richtige Teammitglied übergeben, damit die Delegation arbeiten kann. Ihr Ziel ist es, eine Situation zu schaffen, in der Sie, Ihr Unternehmen und der Mitarbeiter positive Erfahrungen machen.
Denken Sie an die Fähigkeiten, die Lernbereitschaft der Teammitglieder sowie an ihre Arbeitsstile und Interessen. Die Person, die Sie delegiert haben, kann die Arbeit effektiver ausführen. Wenn sie fähig, trainierbar und interessiert sind. Geben Sie einem Mitarbeiter nach Möglichkeit die Möglichkeit, seine Stärken auszunutzen.
Unerfahrene Mitarbeiter benötigen möglicherweise mehr Anleitung als erfahrene Veteranen. Wenn Sie nicht die Zeit haben, den neueren Mitarbeiter für den Erfolg vorzubereiten, ist es nicht fair, an sie zu delegieren.
Sie müssen auch berücksichtigen, wie beschäftigt Ihre Mitarbeiter sind. Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, jemanden zu überwältigen, indem Sie ihm zu viele Verantwortlichkeiten übertragen.
3. Sagen und verkaufen, um das Mitglied-Buy-In zu erhalten
Nachdem Sie die perfekte Person für den Job gefunden haben, müssen Sie sie noch dazu bringen, die neue Verantwortung zu übernehmen. Lassen Sie sie wissen, warum Sie sie für den Job ausgewählt haben. [8] Wenn Sie anderen zeigen, dass Sie ihr Wachstum unterstützen, wird eine Vertrauenskultur aufgebaut. Mitarbeiter, die delegierte Aufgaben als Chancen betrachten, werden eher in das Ergebnis investiert.
Wenn Sie mit neueren Mitarbeitern arbeiten, drücken Sie Ihre Bereitschaft aus, fortlaufend Unterstützung und Feedback zu geben. Berücksichtigen Sie bei erfahrenen Mitarbeitern deren Gedanken und Erfahrungen.
4. Seien Sie klar und spezifisch über die Arbeit
Es ist wichtig, den Mitarbeitern zu erklären, warum das Projekt notwendig ist, was Sie von ihnen erwarten und wann es fällig ist. [9] Wenn sie wissen, was Sie erwarten, werden sie mit größerer Wahrscheinlichkeit liefern.
Indem Sie klare Erwartungen festlegen, helfen Sie ihnen bei der Planung der Ausführung der Aufgabe. Richten Sie Projektmeilensteine ein, damit Sie den Fortschritt ohne Mikromanagement überprüfen können. Wenn Ihr Mitarbeiter Probleme hat, einen Meilenstein zu erreichen, hat er noch Zeit, den Kurs vor dem Finale zu korrigierenProdukt ist fällig.
Diese Art der Rechenschaftspflicht wird häufig an Universitäten angewendet. Wenn die Studierenden nur das Fälligkeitsdatum und die grundlegenden Anforderungen für das Ausfüllen wichtiger Forschungsarbeiten kennen, können sie die Arbeit bis zur elften Stunde verschieben. Bei vielen Programmen müssen sich die Studierenden wöchentlich mit Beratern treffen, um diese zu erhaltenAnleitung, Adressstruktur und Ausarbeitung von Fehlern in ihren Methoden vor Ablauf der Fristen. Diese Maßnahmen ermöglichen es den Schülern, erfolgreich zu sein, und geben ihnen gleichzeitig den Raum, großartige Arbeit zu leisten.
5. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter
Um die bestmöglichen Ergebnisse der Delegierung zu erzielen, benötigen Ihre Untergebenen Ressourcen und Unterstützung von Ihnen. Verbinden Sie sie mit Schulungen und Materialien, um Fähigkeiten zu entwickeln, über die sie noch nicht verfügen. [10]
Die Bereitstellung von Ressourcen kann im Voraus länger dauern, aber Sie sparen Zeit, wenn Sie die Arbeit korrekt ausführen. Bei wiederkehrenden Aufgaben zahlt sich diese Schulung wiederholt aus.
Manchmal benötigen Mitarbeiter Hilfe, um zu sehen, was sie gut machen und wie sie sich verbessern können. Das Geben und Empfangen von Feedback ist ein wesentlicher Bestandteil der Delegierung von Aufgaben. Dies ist auch eine gute Möglichkeit, die delegierten Aufgaben als Führungskraft zu überwachenVerfolgen Sie den Fortschritt der Aufgaben, Sie sind nicht Mikromanagement die Mitarbeiter.
Fragen Sie Ihre Mitarbeiter während des gesamten Projekts regelmäßig, ob sie Unterstützung oder Klarstellung benötigen. Stellen Sie klar, dass Sie ihnen vertrauen, dass sie die Arbeit erledigen, und dass Sie einen Raum schaffen möchten, in dem sie Fragen stellen und Feedback geben können. Dieses Feedback hilft IhnenVerfeinern Sie die Art und Weise, wie Sie Ihre Arbeit delegieren.
6. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung
Erkennen Sie beim regelmäßigen Einchecken alle Gewinne, die Sie bisher im Projekt gesehen haben. Bestätigen Sie, dass Ihre Mitarbeiter Fortschritte auf dem Weg zum Ziel machen. Das Fortschrittsprinzip legt fest, wie wichtig es ist, kleine Gewinne zu feiern, um die Mitarbeiter zu motivieren. [11] Die Mitarbeiter sind effektiver und engagierter, wenn sie wissen, dass Sie ihre Bemühungen bemerken.
Das Erkennen von Mitarbeitern, wenn sie gute Leistungen erbringen, hilft ihnen, die von Ihnen erwartete Arbeitsqualität zu verstehen. Dadurch ist es wahrscheinlicher, dass sie bei zukünftigen Projekten wieder mit Ihnen zusammenarbeiten möchten.
Fazit
Jetzt, da Sie genau wissen, was Delegierung bedeutet und welche Techniken zur effizienten Delegierung von Arbeit erforderlich sind, können Sie Ihre Aufgaben optimieren und die Produktivität in Ihrem Team steigern.
Delegieren bedeutet, jemand anderem Autonomie und Autorität zu gewähren, wodurch Ihre eigene Arbeitsbelastung verringert und ein abgerundetes, gut ausgelastetes Team aufgebaut wird.
Delegationsfähigkeiten mögen kompliziert oder beängstigend erscheinen, aber mit der Zeit wird es viel einfacher. Beginnen Sie klein, indem Sie in den nächsten ein oder zwei Wochen einige Entscheidungen an Mitglieder Ihres Teams delegieren.
Weitere Tipps für produktive Führung
- Delegieren von Arbeiten: Was delegieren und was nicht?
- 10 Möglichkeiten zur Verbesserung der Teammanagementfähigkeiten und zur Leistungssteigerung
- Führung gegen Management: Ist einer besser als der andere?
Ausgewählter Bildnachweis : CoWomen über unsplash.com
Referenz
| [1] | ^ | BOS Staffing : 5 Vorteile der Delegation - Stärken Sie Ihr Team |
| [2] | ^ | Brian Tracy International : So delegieren Sie die richtigen Aufgaben an die richtigen Personen: Effektive Managementfähigkeiten für den Erfolg von Führungskräften |
| [3] | ^ | MindTools : Erfolgreiche Delegation: Mit der Hilfe anderer Leute |
| [4] | ^ | Fast Company : Die drei häufigsten Befürchtungen bezüglich der Delegation: Entlarvt |
| [5] | ^ | Abhinav Jain : Delegation von Arbeit vs. Arbeitsverteilung |
| [6] | ^ | Anthony Donovan: Managementtraining : Effektiv delegieren |
| [7] | ^ | Management 3.0 : Praxis: Delegationsausschuss |
| [8] | ^ | Fokus: Der Kreativitäts- und Produktivitätsblog : Eine Anleitung zum effektiven Delegieren von Aufgaben |
| [9] | ^ | Inc.: 6 Möglichkeiten, effektiver zu delegieren |
| [10] | ^ | Die Muse : Die 10 Regeln für eine erfolgreiche Delegation |
| [11] | ^ | Teresa Amabile und Steven Kramer : Das Fortschrittsprinzip |
